Envoyer des e-mails depuis votre propre domaine

Par défaut, vos clients reçoivent les e-mails de garantie et de réclamation depuis une adresse Umbrella. Indiquez à Umbrella un domaine qui vous appartient, et ces mêmes e-mails arrivent depuis warranties@yourbrand.com : votre marque est mieux reconnue dans la boîte de réception, la délivrabilité s’améliore et les réponses arrivent là où vous le souhaitez.

La configuration se fait en quatre étapes, dont une seule en dehors d’Umbrella : publier trois enregistrements DNS chez le gestionnaire de votre domaine. C’est à cette étape que l’on perd le plus de temps, elle a donc sa propre section ci-dessous.

Ces quatre étapes s’affichent aussi sous Avancement de la configuration du domaine en haut de l’onglet : vous voyez toujours où vous vous êtes arrêté.

Avant de commencer : choisissez un sous-domaine

Utilisez un sous-domaine (mail.yourbrand.com, warranty.yourbrand.com) plutôt que votre domaine racine.

Votre domaine racine envoie très probablement déjà des e-mails via Google Workspace, Microsoft 365 ou votre outil d’assistance, et il porte les enregistrements SPF et MX qui permettent ces envois. Un sous-domaine a ses propres enregistrements : rien de ce que vous ajoutez ici ne peut entrer en conflit avec l’existant. Il sépare aussi la réputation d’envoi des e-mails de garantie de celle de votre équipe.

Étape 1 — Activer et configurer

Activez Utiliser un domaine personnalisé, puis remplissez :

Sélectionnez Enregistrer les paramètres d’e-mail.

Étape 2 — Ajouter le domaine

Sélectionnez Ajouter un domaine, à côté du champ Domaine personnalisé.

Le domaine est alors enregistré auprès de notre fournisseur d’e-mail, qui génère vos enregistrements DNS. Votre clé DKIM est créée à ce moment-là et elle est propre à votre domaine : c’est pourquoi la carte Configuration DNS est vide, et même absente, tant que cette étape n’est pas terminée.

C’est là que l’on bloque le plus souvent : il n’y a aucun enregistrement à copier tant que le domaine n’a pas été ajouté. L’enregistrement de vos paramètres effectue généralement cet ajout pour vous ; vous voyez alors « Vérification du domaine initiée » et la carte DNS apparaît aussitôt. Sinon, le bouton est là.

Une fois le domaine enregistré, ce même bouton devient Vérifier le domaine : vous l’utiliserez à l’étape 4.

Étape 3 — Publier les enregistrements DNS

La carte Configuration DNS liste trois enregistrements. Chacun a un bouton de copie qui place la valeur dans votre presse-papiers.

Ajoutez-les là où le DNS de votre domaine est géré : votre registraire (GoDaddy, Namecheap), votre hébergeur DNS (Cloudflare, Route 53) ou votre plateforme de boutique si votre domaine y est géré (Shopify → Paramètres → Domaines → Gérer → Paramètres DNS).

Les enregistrements 1 et 2 authentifient vos e-mails. L’enregistrement 3 sert à recevoir des e-mails sur le sous-domaine ; il est indiqué pour être complet.

Le nom : là où tout le monde se trompe

Umbrella affiche le nom complet de l’enregistrement : k1._domainkey.mail.yourbrand.com. Beaucoup de fournisseurs DNS n’attendent pas le nom complet : ils ajoutent votre domaine automatiquement, et vous ne saisissez que la partie qui le précède.

Umbrella affiche pour vous la version raccourcie sous l’enregistrement DKIM (« Remarque : certains fournisseurs DNS ajoutent automatiquement votre domaine. En cas d’erreur, essayez de saisir simplement… »), pour que vous copiiez celle que votre fournisseur accepte.

Comment savoir dans quel cas vous êtes : regardez un enregistrement qui existe déjà dans la zone. Si vos enregistrements existants affichent www et @ plutôt que www.yourbrand.com, votre fournisseur ajoute le domaine et il vous faut la forme courte. @ désigne le domaine lui-même : un enregistrement dont le nom est votre domaine personnalisé se saisit @ si vous travaillez dans la zone de ce domaine, ou mail si vous êtes dans la zone parente et ajoutez des enregistrements pour mail.yourbrand.com.

Le symptôme d’une erreur est un nom doublé : k1._domainkey.mail.yourbrand.com.yourbrand.com. La vérification échoue, et un coup d’œil à l’enregistrement sauvegardé dans la liste de votre fournisseur DNS suffit généralement à le repérer.

Guillemets, espaces et autres petits pièges

• Guillemets autour de la valeur TXT. Certains fournisseurs ajoutent eux-mêmes les guillemets et attendent le texte brut ; d’autres enregistrent exactement ce que vous saisissez. Si votre enregistrement sauvegardé s’affiche ""v=spf1 …"", supprimez la paire extérieure.
• N’ajoutez pas de retours à la ligne dans la valeur DKIM. Elle est longue et passe à la ligne à l’écran, ce qui ne pose aucun problème tant que la valeur collée est une seule chaîne continue. Utilisez le bouton de copie plutôt que de sélectionner le texte à la main.
• La priorité a son propre champ pour les enregistrements MX. Saisissez 10 dans le champ priorité et mxa.mailgun.org comme valeur ; une valeur 10 mxa.mailgun.org chez un fournisseur qui a un champ priorité séparé ne sera pas résolue.
• Points finaux. Certains fournisseurs affichent un point final (mxa.mailgun.org.) après l’enregistrement. C’est normal et correct.
• Le TTL n’a pas d’importance. Laissez la valeur par défaut.

Étape 4 — Vérifier

Revenez à l’onglet Domaine d’e-mail et sélectionnez Vérifier le domaine. Umbrella demande au fournisseur si les enregistrements sont visibles et met à jour le statut.

• Domaine vérifié : c’est en ligne. Vos e-mails de garantie et de réclamation partent désormais depuis votre adresse.
• Domaine ajouté - Configuration DNS requise : les enregistrements ne sont pas encore visibles. Soit ils ne se sont pas encore propagés, soit l’un d’eux est incorrect.
• Échec de la vérification : contrôlez les enregistrements et réessayez.

Les modifications DNS sont généralement visibles en quelques minutes, mais la propagation peut prendre jusqu’à 24 heures, parfois plus. Cliquer plusieurs fois sur Vérifier le domaine n’accélère rien.

Une fois le domaine vérifié

Le nom de l’expéditeur et l’adresse de réponse se modifient à tout moment : enregistrez, et le changement s’applique immédiatement, sans nouvelle vérification.

Modifier le domaine personnalisé lui-même fait tout recommencer. Le nouveau domaine est enregistré, une nouvelle clé DKIM est émise, la vérification repasse à non vérifié, et Umbrella envoie depuis son adresse par défaut jusqu’à ce que le nouveau domaine soit vérifié. Si vous changez de domaine, publiez les nouveaux enregistrements avant de modifier le champ.

Désactiver Utiliser un domaine personnalisé rétablit l’expéditeur par défaut d’Umbrella. Votre domaine et sa vérification sont conservés : le réactiver ne vous oblige pas à refaire le DNS.

Dépannage

Le domaine est vérifié, mais les e-mails viennent toujours d’Umbrella

Vérifiez que l’Adresse e-mail de l’expéditeur appartient à votre domaine personnalisé. Une adresse sur un autre domaine est ignorée sans avertissement au profit de l’expéditeur par défaut, pour éviter d’envoyer des e-mails non authentifiés. Vérifiez aussi que Utiliser un domaine personnalisé est toujours activé et que les e-mails clients ne passent pas par Klaviyo, qui envoie depuis votre domaine Klaviyo.

« This domain is already registered with another Mailgun account »

Le domaine a déjà été configuré auprès de notre fournisseur d’e-mail, souvent par une ancienne agence ou un service que vous utilisiez auparavant. Il doit être libéré de ce compte avant de pouvoir être ajouté ici. Si vous ne parvenez pas à identifier le compte, contactez l’assistance et nous vous aiderons à régler la situation.

La vérification n’aboutit pas

1. Confirmez que les deux enregistrements TXT existent et sont visibles publiquement avec un outil de recherche externe.
2. Vérifiez que le nom de l’enregistrement DKIM ne présente pas le problème de domaine doublé décrit plus haut.
3. Confirmez que la valeur DKIM a été collée en une seule chaîne continue.
4. Confirmez qu’il n’y a qu’un seul enregistrement SPF sur ce nom (voir ci-dessous).
5. Attendez une heure et réessayez une fois avant de faire remonter le problème.

L’enregistrement SPF peut perturber vos autres e-mails

Un nom ne peut porter qu’un seul enregistrement SPF. Si le domaine saisi en a déjà un, parce qu’il envoie des e-mails via Google Workspace, Microsoft 365, Shopify ou un outil d’assistance, n’en ajoutez pas un second. Fusionnez plutôt l’include :

v=spf1 include:_spf.google.com include:mailgun.org ~all

Deux enregistrements SPF distincts sur le même nom constituent une erreur permanente qui fait échouer l’authentification pour tous les expéditeurs de ce domaine, pas seulement Umbrella. C’est précisément l’accident qu’un sous-domaine dédié évite.

Les e-mails arrivent dans les spams

Un nouveau domaine d’envoi n’a aucune réputation. Commencez avec un volume normal plutôt qu’un pic d’envois, gardez un nom d’expéditeur reconnaissable et laissez passer quelques semaines. Si le problème persiste, vérifiez qu’aucune ancienne entrée SPF du domaine ne contredit la nouvelle.

Voir aussi

• Paramètres des notifications : quels e-mails sont envoyés, et à qui
• Modèles d’e-mails : le contenu et le design de ces e-mails
• Intégration Klaviyo : envoyez plutôt les e-mails clients via votre propre compte Klaviyo, avec un domaine déjà vérifié chez Klaviyo