E-Mails von Ihrer eigenen Domain senden

Standardmäßig erhalten Ihre Kunden Garantie- und Anspruchs-E-Mails von einer Umbrella-Adresse. Verbinden Sie Umbrella mit einer Domain, die Ihnen gehört, und dieselben E-Mails kommen stattdessen von warranties@yourbrand.com – besser erkennbar im Posteingang, bessere Zustellbarkeit, und Antworten landen dort, wo Sie sie haben möchten.

Die Einrichtung besteht aus vier Schritten, und nur einer davon findet außerhalb von Umbrella statt: das Veröffentlichen von drei DNS-Einträgen bei dem Anbieter, der Ihre Domain verwaltet. An diesem Schritt geht die meiste Zeit verloren, deshalb hat er unten einen eigenen Abschnitt.

Dieselben vier Schritte erscheinen oben im Tab als Fortschritt der Domain-Einrichtung, sodass Sie jederzeit sehen, wo Sie aufgehört haben.

Bevor Sie beginnen: eine Subdomain wählen

Verwenden Sie eine Subdomain – mail.yourbrand.com, warranty.yourbrand.com – statt Ihrer Stammdomain.

Ihre Stammdomain versendet mit großer Wahrscheinlichkeit bereits E-Mails über Google Workspace, Microsoft 365 oder Ihr Helpdesk und trägt die SPF- und MX-Einträge, die das ermöglichen. Eine Subdomain erhält eigene Einträge, sodass nichts, was Sie hier hinzufügen, mit Bestehendem kollidieren kann. Außerdem bleibt die Absenderreputation der Garantie-E-Mails von der Ihres Teams getrennt.

Schritt 1 – Aktivieren und konfigurieren

Schalten Sie Eigene Domain verwenden ein und füllen Sie dann aus:

Wählen Sie E-Mail-Einstellungen speichern.

Schritt 2 – Domain hinzufügen

Wählen Sie Domain hinzufügen neben dem Feld „Eigene Domain“.

Damit wird die Domain bei unserem E-Mail-Anbieter registriert und Ihre DNS-Einträge werden angefordert. Ihr DKIM-Schlüssel wird hier erzeugt und ist einzigartig für Ihre Domain – deshalb ist die Karte DNS-Konfiguration leer, genauer gesagt überhaupt nicht sichtbar, bis dieser Schritt abgeschlossen ist.

Genau hier bleiben die meisten hängen: Es gibt keine Einträge zum Kopieren, solange die Domain nicht hinzugefügt wurde. Meist erledigt das Speichern Ihrer Einstellungen diese Registrierung bereits; dann sehen Sie „Domainverifizierung eingeleitet“, und die DNS-Karte erscheint sofort. Falls nicht, ist die Schaltfläche da.

Sobald die Domain registriert ist, wird dieselbe Schaltfläche zu Domain verifizieren – die brauchen Sie in Schritt 4.

Schritt 3 – DNS-Einträge veröffentlichen

Die Karte DNS-Konfiguration listet drei Einträge auf. Jeder hat eine Kopierschaltfläche, die den Wert in Ihre Zwischenablage legt.

Fügen Sie sie dort hinzu, wo das DNS Ihrer Domain verwaltet wird – bei Ihrem Registrar (GoDaddy, Namecheap), Ihrem DNS-Hoster (Cloudflare, Route 53) oder Ihrer Shop-Plattform, wenn Ihre Domain dort verwaltet wird (Shopify → Einstellungen → Domains → Verwalten → DNS-Einstellungen).

Die Einträge 1 und 2 authentifizieren Ihre E-Mails. Eintrag 3 dient dem Empfang von E-Mails auf der Subdomain und ist der Vollständigkeit halber aufgeführt.

Name: der Teil, bei dem fast alle Fehler machen

Umbrella zeigt den vollständigen Eintragsnamen – k1._domainkey.mail.yourbrand.com. Viele DNS-Anbieter wollen nicht den vollständigen Namen: Sie hängen Ihre Domain automatisch an, sodass Sie nur den Teil davor eingeben.

Umbrella zeigt die gekürzte Version unter dem DKIM-Eintrag an – „Manche DNS-Anbieter hängen Ihre Domain automatisch an. Wenn ein Fehler auftritt, geben Sie stattdessen nur … ein.“ –, sodass Sie die Variante kopieren können, die Ihr Anbieter akzeptiert.

So finden Sie heraus, welcher Fall vorliegt: Sehen Sie sich einen Eintrag an, der bereits in der Zone existiert. Wenn Ihre bestehenden Einträge www und @ statt www.yourbrand.com lauten, hängt Ihr Anbieter die Domain an, und Sie brauchen die Kurzform. @ steht für die Domain selbst: Ein Eintrag, dessen Name Ihre eigene Domain ist, wird also als @ eingegeben, wenn Sie in der Zone dieser Domain arbeiten, oder als mail, wenn Sie in der übergeordneten Zone Einträge für mail.yourbrand.com anlegen.

Erkennbar ist dieser Fehler an einem doppelten Namen – k1._domainkey.mail.yourbrand.com.yourbrand.com. Die Verifizierung schlägt dann fehl; ein Blick auf den gespeicherten Eintrag in der Liste Ihres DNS-Anbieters genügt meist, um es zu sehen.

Anführungszeichen, Leerzeichen und andere kleine Fallen

• Anführungszeichen um den TXT-Wert. Manche Anbieter setzen die Anführungszeichen selbst und erwarten den reinen Text; andere speichern genau das, was Sie eingeben. Wird Ihr gespeicherter Eintrag als ""v=spf1 …"" angezeigt, entfernen Sie das äußere Paar.
• Fügen Sie keine Zeilenumbrüche in den DKIM-Wert ein. Er ist lang und wird auf dem Bildschirm umbrochen – das ist in Ordnung, solange der eingefügte Wert eine durchgehende Zeichenfolge ist. Verwenden Sie die Kopierschaltfläche, statt den Text von Hand zu markieren.
• Die Priorität ist ein eigenes Feld bei MX-Einträgen. Geben Sie 10 im Prioritätsfeld und mxa.mailgun.org als Wert ein; ein Wert von 10 mxa.mailgun.org wird bei einem Anbieter mit separatem Prioritätsfeld nicht aufgelöst.
• Punkte am Ende. Manche Anbieter zeigen nach dem Speichern einen Punkt am Ende an (mxa.mailgun.org.). Das ist normal und korrekt.
• TTL spielt keine Rolle. Behalten Sie den Standardwert bei.

Schritt 4 – Verifizieren

Kehren Sie zum Tab „E-Mail-Domain“ zurück und wählen Sie Domain verifizieren. Umbrella fragt beim Anbieter nach, ob die Einträge sichtbar sind, und aktualisiert den Status.

• Domain verifiziert – Sie sind live. Ab sofort werden Ihre Garantie- und Anspruchs-E-Mails von Ihrer Adresse gesendet.
• Domain hinzugefügt – DNS-Einrichtung erforderlich – die Einträge sind noch nicht sichtbar. Entweder haben sie sich noch nicht verbreitet, oder etwas daran stimmt nicht.
• Verifizierung fehlgeschlagen – prüfen Sie die Einträge und versuchen Sie es erneut.

DNS-Änderungen sind meist innerhalb von Minuten sichtbar, die Verbreitung kann aber bis zu 24 Stunden dauern – gelegentlich länger. Wiederholtes Klicken auf Domain verifizieren beschleunigt das nicht.

Nach der Verifizierung

Absendername und Antwortadresse können Sie jederzeit ändern – speichern, und die Änderung gilt sofort, ohne erneute Verifizierung.

Wenn Sie die eigene Domain selbst ändern, beginnt alles von vorn. Die neue Domain wird registriert, ein neuer DKIM-Schlüssel wird ausgestellt, die Verifizierung wird auf „nicht verifiziert“ zurückgesetzt, und Umbrella sendet von seiner Standardadresse, bis die neue Domain verifiziert ist. Wenn Sie die Domain wechseln, veröffentlichen Sie die neuen Einträge, bevor Sie das Feld ändern.

Wenn Sie Eigene Domain verwenden ausschalten, kehrt alles zum Standardabsender von Umbrella zurück. Ihre Domain und deren Verifizierung bleiben erhalten, sodass Sie beim erneuten Einschalten das DNS nicht noch einmal einrichten müssen.

Fehlerbehebung

Der Status ist „verifiziert“, aber E-Mails kommen weiterhin von Umbrella

Prüfen Sie, ob die Absender-E-Mail-Adresse zu Ihrer eigenen Domain gehört. Eine Adresse auf einer anderen Domain wird stillschweigend zugunsten des Standardabsenders ignoriert, damit keine nicht authentifizierten E-Mails versendet werden. Prüfen Sie außerdem, ob Eigene Domain verwenden noch eingeschaltet ist und ob Kunden-E-Mails nicht über Klaviyo laufen, das stattdessen von Ihrer Klaviyo-Domain sendet.

„Diese Domain ist bereits bei einem anderen Mailgun-Konto registriert“

Die Domain wurde früher schon bei unserem E-Mail-Anbieter eingerichtet – oft von einer früheren Agentur oder einem Dienst, den Sie zuvor genutzt haben. Sie muss aus diesem Konto freigegeben werden, bevor sie hier hinzugefügt werden kann. Wenn Sie das Konto nicht ermitteln können, wenden Sie sich an den Support, wir helfen Ihnen weiter.

Die Verifizierung schlägt immer wieder fehl

1. Prüfen Sie mit einem externen Lookup, ob beide TXT-Einträge existieren und öffentlich sichtbar sind.
2. Prüfen Sie den Namen des DKIM-Eintrags auf das oben beschriebene Problem mit der doppelten Domain.
3. Stellen Sie sicher, dass der DKIM-Wert als eine durchgehende Zeichenfolge eingefügt wurde.
4. Stellen Sie sicher, dass es für den Namen genau einen SPF-Eintrag gibt – siehe unten.
5. Warten Sie eine Stunde und versuchen Sie es noch einmal, bevor Sie eskalieren.

Der SPF-Eintrag kann andere E-Mails lahmlegen

Ein Name darf nur einen SPF-Eintrag haben. Wenn die eingegebene Domain bereits einen hat – weil sie E-Mails über Google Workspace, Microsoft 365, Shopify oder ein Helpdesk versendet –, legen Sie keinen zweiten an. Fügen Sie stattdessen das include zusammen:

v=spf1 include:_spf.google.com include:mailgun.org ~all

Zwei separate SPF-Einträge für denselben Namen sind ein dauerhafter Fehlerzustand, bei dem die Authentifizierung für jeden Absender dieser Domain fehlschlägt, nicht nur für Umbrella. Genau diesen Unfall vermeidet eine eigene Subdomain.

E-Mails kommen an, landen aber im Spam

Eine neue Absenderdomain hat noch keine Reputation. Beginnen Sie mit normalem Volumen statt mit einem plötzlichen Schwall, halten Sie den Absendernamen wiedererkennbar und geben Sie ihr ein paar Wochen Zeit. Hält das Problem an, prüfen Sie, ob ein alter SPF-Eintrag auf der Domain dem neuen widerspricht.

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