Invia email dal tuo dominio

Per impostazione predefinita, i tuoi clienti ricevono le email di garanzie e sinistri da un indirizzo Umbrella. Collega Umbrella a un dominio di tua proprietà e le stesse email arriveranno invece da warranties@yourbrand.com: il mittente è più riconoscibile nella casella di posta, la recapitabilità migliora e le risposte arrivano dove vuoi tu.

La procedura richiede quattro passaggi e solo uno si svolge fuori da Umbrella: pubblicare tre record DNS presso chi gestisce il tuo dominio. È proprio in quel passaggio che si perde più tempo, per questo ha una sezione dedicata più avanti.

Gli stessi quattro passaggi compaiono come Avanzamento della configurazione del dominio in cima alla scheda, così vedi sempre dove ti sei fermato.

Prima di iniziare: scegli un sottodominio

Usa un sottodominio, come mail.yourbrand.com o warranty.yourbrand.com, anziché il dominio principale.

Quasi certamente il tuo dominio principale invia già email tramite Google Workspace, Microsoft 365 o il tuo helpdesk, e contiene i record SPF e MX che lo rendono possibile. Un sottodominio ha i propri record, quindi nulla di ciò che aggiungi qui può entrare in conflitto con quelli esistenti. Inoltre mantiene la reputazione di invio delle email di garanzia separata da quella del tuo team.

Passaggio 1: abilita e configura

Attiva Usa dominio personalizzato, poi compila:

Seleziona Salva impostazioni email.

Passaggio 2: aggiungi il dominio

Seleziona Aggiungi dominio, accanto al campo Dominio personalizzato.

Questo registra il dominio presso il nostro provider email e gli richiede i tuoi record DNS. La chiave DKIM viene generata in questo momento ed è unica per il tuo dominio: ecco perché la scheda Configurazione DNS è vuota, anzi non viene proprio mostrata, finché questo passaggio non è completato.

È il punto in cui ci si blocca più spesso: non ci sono record da copiare finché il dominio non è stato aggiunto. In genere il salvataggio delle impostazioni esegue questa registrazione al posto tuo: in quel caso vedi “Verifica del dominio avviata” e la scheda DNS compare subito. Se non è successo, il pulsante è lì.

Una volta registrato il dominio, lo stesso pulsante diventa Verifica dominio: lo userai nel passaggio 4.

Passaggio 3: pubblica i record DNS

La scheda Configurazione DNS elenca tre record. Ognuno ha un pulsante di copia che mette il valore negli appunti.

Aggiungili dove viene gestito il DNS del tuo dominio: il registrar (GoDaddy, Namecheap), il provider DNS (Cloudflare, Route 53) o la piattaforma del negozio, se il dominio è gestito lì (Shopify → Impostazioni → Domini → Gestisci → Impostazioni DNS).

I record 1 e 2 autenticano le tue email. Il record 3 serve a ricevere email sul sottodominio ed è elencato per completezza.

Nome: la parte che tutti sbagliano

Umbrella mostra il nome completo del record: k1._domainkey.mail.yourbrand.com. Molti provider DNS non vogliono il nome completo: aggiungono automaticamente il tuo dominio, quindi devi inserire solo la parte che lo precede.

Umbrella stampa per te la versione abbreviata sotto il record DKIM (“Nota: alcuni provider DNS aggiungono automaticamente il tuo dominio. Se ricevi un errore, prova a inserire semplicemente …”), così puoi copiare quella accettata dal tuo provider.

Come capire qual è il tuo caso: guarda un record già presente nella zona. Se i record esistenti riportano www e @ anziché www.yourbrand.com, il tuo provider aggiunge il dominio e ti serve la forma breve. @ indica il dominio stesso, quindi un record il cui Nome è il tuo dominio personalizzato si inserisce come @ se lavori nella zona di quel dominio, oppure come mail se sei nella zona principale e stai aggiungendo record per mail.yourbrand.com.

Il sintomo di questo errore è un record con il dominio ripetuto due volte: k1._domainkey.mail.yourbrand.com.yourbrand.com. La verifica non riuscirà, e di solito basta guardare il record salvato nell’elenco del provider DNS per accorgersene.

Virgolette, spazi e altre piccole trappole

• Virgolette attorno al valore TXT. Alcuni provider aggiungono le virgolette da soli e si aspettano che tu incolli il testo semplice; altri salvano esattamente ciò che digiti. Se il record salvato appare come ""v=spf1 …"", elimina la coppia esterna.
• Non aggiungere a capo al valore DKIM. È lungo e sullo schermo va a capo: va bene, purché il valore che incolli sia un’unica stringa continua. Usa il pulsante di copia anziché selezionare il testo a mano.
• La priorità ha un campo a sé nei record MX. Inserisci 10 nel campo della priorità e mxa.mailgun.org come valore; un valore 10 mxa.mailgun.org in un provider con un campo priorità separato non verrà risolto.
• Punti finali. Alcuni provider mostrano un punto finale (mxa.mailgun.org.) dopo il salvataggio. È normale e corretto.
• Il TTL non ha importanza. Lascia il valore predefinito.

Passaggio 4: verifica

Torna alla scheda Dominio email e seleziona Verifica dominio. Umbrella chiede al provider se i record sono visibili e aggiorna lo stato.

• Dominio verificato: sei operativo. D’ora in poi le email di garanzie e sinistri partono dal tuo indirizzo.
• Dominio aggiunto - Configurazione DNS richiesta: i record non sono ancora visibili. O non si sono ancora propagati, o c’è qualcosa di sbagliato.
• Verifica fallita: controlla i record e riprova.

Le modifiche DNS sono di solito visibili in pochi minuti, ma la propagazione può richiedere fino a 24 ore, a volte di più. Fare clic ripetutamente su Verifica dominio non la accelera.

Dopo la verifica

Nome del mittente ed Email di risposta si possono modificare in qualsiasi momento: salva e le modifiche hanno effetto subito, senza ripetere la verifica.

Modificare il Dominio personalizzato fa ripartire da capo. Il nuovo dominio viene registrato, viene emessa una nuova chiave DKIM, la verifica torna a non verificato e Umbrella invia dal proprio indirizzo predefinito finché il nuovo dominio non viene verificato. Se stai cambiando dominio, pubblica i nuovi record prima di modificare il campo.

Disattivare Usa dominio personalizzato riporta tutto al mittente predefinito di Umbrella. Il dominio e la sua verifica vengono conservati, quindi riattivarlo non significa rifare il DNS.

Risoluzione dei problemi

Risulta verificato, ma le email arrivano ancora da Umbrella

Controlla che l’Indirizzo email del mittente appartenga al tuo dominio personalizzato. Un indirizzo su qualsiasi altro dominio viene ignorato senza avvisi a favore del mittente predefinito, per evitare di inviare email non autenticate. Controlla anche che Usa dominio personalizzato sia ancora attivo e che le email ai clienti non passino da Klaviyo, che invia invece dal tuo dominio Klaviyo.

”This domain is already registered with another Mailgun account”

Il dominio è stato configurato in precedenza presso il nostro provider email, spesso da un’agenzia del passato o da un servizio che usavi prima. Deve essere rilasciato da quell’account prima di poterlo aggiungere qui. Se non riesci a identificare l’account, contatta l’assistenza e ti aiuteremo a risolvere.

La verifica non va a buon fine

1. Verifica con un lookup esterno che entrambi i record TXT esistano e siano visibili pubblicamente.
2. Controlla che il Nome del record DKIM non abbia il problema del dominio ripetuto descritto sopra.
3. Verifica che il valore DKIM sia stato incollato come un’unica stringa continua.
4. Verifica che sul nome ci sia esattamente un record SPF: vedi sotto.
5. Attendi un’ora e riprova un’ultima volta prima di chiedere assistenza.

Il record SPF che rischia di bloccare le altre email

Un nome può avere un solo record SPF. Se il dominio che hai inserito ne ha già uno, perché invia email tramite Google Workspace, Microsoft 365, Shopify o un helpdesk, non aggiungerne un secondo. Unisci invece l’include:

v=spf1 include:_spf.google.com include:mailgun.org ~all

Due record SPF separati sullo stesso nome sono uno stato di errore permanente che fa fallire l’autenticazione per tutti i mittenti di quel dominio, non solo per Umbrella. È proprio l’incidente che un sottodominio dedicato evita.

Le email arrivano ma finiscono nello spam

Un nuovo dominio di invio non ha reputazione. Inizia con volumi normali anziché con un picco, mantieni riconoscibile il nome del mittente e concedi un paio di settimane. Se il problema persiste, controlla che nessuna vecchia voce SPF sul dominio contraddica quella nuova.

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